Política de Privacidade

Principais definições

Esta Política utiliza conceitos previstos principalmente na Lei nº 13.709/2018 — Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (“LGPD”).

Dados Pessoais

Informações relacionadas a uma pessoa natural identificada ou outras informações que permitam identificar uma pessoa direta ou indiretamente.

Dados Pessoais Sensíveis

Dados pessoais sobre origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação sindical ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, dados referentes à saúde ou à vida sexual e dados genéticos ou biométricos vinculados a uma pessoa natural, nos termos da LGPD.

Titular

Pessoa natural a quem se referem os Dados Pessoais objeto do Tratamento.

Tratamento

Toda operação realizada com Dados Pessoais, incluindo coleta, produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transmissão, processamento, armazenamento, arquivamento, compartilhamento, avaliação, modificação, comunicação, transferência e eliminação.

Controlador

Pessoa natural ou jurídica responsável pelas decisões referentes às finalidades e aos elementos essenciais do Tratamento de Dados Pessoais.

Operador

Pessoa natural ou jurídica que realiza o Tratamento de Dados Pessoais em nome do Controlador.

Agentes de Tratamento

O Controlador e o Operador.

Base Legal

Fundamento previsto na legislação que autoriza determinada operação de Tratamento de Dados Pessoais.

Plataforma

Sites, sistemas, softwares, portais, interfaces, agentes de inteligência artificial, automações, APIs e demais ambientes digitais mantidos, operados ou disponibilizados pela NovoFlow.

Agentes de Inteligência Artificial

Sistemas computacionais capazes de executar, auxiliar ou automatizar tarefas, analisar informações, gerar conteúdos, utilizar ferramentas, realizar interações ou executar fluxos de trabalho de acordo com configurações, contexto e instruções previamente estabelecidas.

Suboperador

Fornecedor ou terceiro contratado para auxiliar a NovoFlow no Tratamento de Dados Pessoais realizado em nome de um Controlador.

1.Identificação e termos gerais

1.1. Identificação da NovoFlow

Para as atividades em que determinar as finalidades e os elementos essenciais do Tratamento de Dados Pessoais, a NOVOFLOW MARKETING DIGITAL, AUTOMAÇÕES E AGENTES DE IA LIMITADA - ME, pessoa jurídica de direito privado, inscrita no CNPJ sob nº 38.251.420/0001-13, com endereço na Avenida Presidente Juscelino Kubitschek, nº 1327, 4º andar, Edifício International Plaza II, Conjunto 41, Vila Nova Conceição, São Paulo/SP, CEP 04543-011, doravante denominada simplesmente “NovoFlow”, será considerada Controladora dos Dados Pessoais.

1.2. Aplicação desta Política

Esta Política se aplica ao Tratamento de Dados Pessoais realizado no contexto:

• do site e páginas mantidas pela NovoFlow;
• de formulários e landing pages;
• de contatos comerciais;
• de reuniões e demonstrações;
• de propostas e contratos;
• da prestação dos serviços;
• das plataformas disponibilizadas pela NovoFlow;
• dos agentes de inteligência artificial;
• do Revenue OS;
• do Marketing OS;
• de outras soluções atuais ou futuras;
• de integrações com plataformas de terceiros;
• de comunicações por e-mail, telefone, WhatsApp, redes sociais e outros canais;
• do relacionamento com clientes, potenciais clientes, parceiros e fornecedores.

1.3. Legislação aplicável

A NovoFlow realiza o Tratamento de Dados Pessoais de acordo com a legislação brasileira aplicável, especialmente:

• Lei nº 13.709/2018 — Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais;
• Lei nº 12.965/2014 — Marco Civil da Internet;
• regulamentações emitidas pela Autoridade Nacional de Proteção de Dados — ANPD; e
• demais normas aplicáveis às atividades desenvolvidas pela NovoFlow.

2.Papel da NovoFlow no tratamento de dados

Dependendo da situação, a NovoFlow poderá atuar como Controladora ou como Operadora de Dados Pessoais.

2.1. NovoFlow como Controladora

A NovoFlow será, em regra, Controladora quando determinar as finalidades e os elementos essenciais relacionados ao Tratamento.

Isso poderá ocorrer, por exemplo, em relação aos dados de:

• visitantes do site;
• pessoas que solicitam contato;
• leads;
• potenciais clientes;
• representantes de clientes;
• parceiros;
• fornecedores;
• usuários cadastrados diretamente em ambientes da NovoFlow;
• participantes de eventos, conteúdos ou iniciativas promovidas pela NovoFlow.

Nessas situações, cabe à NovoFlow estabelecer as finalidades e Bases Legais aplicáveis ao Tratamento.

2.2. NovoFlow como Operadora

Clientes da NovoFlow poderão inserir, fornecer, disponibilizar ou permitir acesso a Dados Pessoais relacionados aos seus próprios clientes, leads, colaboradores, usuários, fornecedores ou outros Titulares.

Isso poderá ocorrer durante a utilização de:

• Revenue OS;
• Marketing OS;
• agentes de inteligência artificial;
• automações comerciais;
• automações de marketing;
• sistemas de atendimento;
• integrações com CRMs;
• plataformas de comunicação;
• sistemas internos;
• bancos de dados;
• ferramentas empresariais;
• APIs;
• outras soluções integradas.

Nessas situações, o cliente será, em regra, o Controlador, e a NovoFlow atuará como Operadora, tratando os Dados Pessoais de acordo com as instruções documentadas do cliente e dentro dos limites legais e contratuais aplicáveis.

O cliente permanecerá responsável, entre outros aspectos, por:

• determinar a finalidade do Tratamento;
• identificar a Base Legal aplicável;
• determinar quais Dados Pessoais serão processados;
• determinar quais Titulares estarão envolvidos;
• garantir a legitimidade da coleta dos dados;
• disponibilizar avisos de privacidade adequados;
• respeitar os direitos dos Titulares;
• estabelecer regras adequadas de retenção.

2.3. Suboperadores

Para prestar seus serviços, a NovoFlow poderá contratar fornecedores de infraestrutura, armazenamento, bancos de dados, inteligência artificial, comunicação, autenticação, observabilidade, segurança, processamento e outros serviços tecnológicos.

Quando esses fornecedores tratarem Dados Pessoais em nome da NovoFlow dentro de uma operação realizada para um cliente, poderão atuar como Suboperadores.

3.Dados Pessoais que podemos tratar

Os tipos de Dados Pessoais tratados variam de acordo com a relação do Titular com a NovoFlow e os serviços utilizados.

3.1. Dados cadastrais e de contato

Podemos tratar:

• nome;
• sobrenome;
• e-mail;
• telefone;
• cargo;
• função;
• empresa;
• departamento;
• segmento da empresa;
• porte da empresa;
• cidade;
• Estado;
• país;
• perfil profissional em redes como LinkedIn.

3.2. Dados relacionados à contratação

Quando necessários, poderão ser tratados:

• nome ou razão social;
• CPF ou CNPJ;
• endereço;
• informações fiscais;
• informações sobre representantes legais;
• informações contratuais;
• histórico de relacionamento;
• informações necessárias ao faturamento.

3.3. Dados comerciais

Podemos tratar informações relacionadas:

• aos produtos ou serviços de interesse;
• às necessidades identificadas;
• às reuniões realizadas;
• às oportunidades comerciais;
• às interações com nossa equipe ou sistemas;
• ao estágio do relacionamento comercial;
• às comunicações realizadas;
• às propostas apresentadas.

3.4. Dados técnicos e de navegação

Quando você utiliza nossos ambientes digitais, poderão ser coletadas informações como:

• endereço IP;
• data e horário de acesso;
• navegador utilizado;
• sistema operacional;
• dispositivo;
• páginas acessadas;
• duração da sessão;
• origem do acesso;
• eventos de interação;
• identificadores técnicos;
• registros de segurança;
• logs de aplicação;
• cookies e tecnologias semelhantes.

3.5. Dados provenientes de integrações

Dependendo dos serviços contratados e das permissões concedidas, soluções da NovoFlow poderão acessar informações provenientes de:

• CRMs;
• ferramentas de marketing;
• plataformas de publicidade;
• sistemas de atendimento;
• calendários;
• serviços de e-mail;
• plataformas de mensageria;
• bancos de dados;
• sistemas empresariais;
• APIs e serviços de terceiros.

Os dados efetivamente acessados dependerão da integração, das permissões concedidas e da configuração estabelecida.

3.6. Dados processados por agentes de IA

Agentes e sistemas de inteligência artificial utilizados ou disponibilizados pela NovoFlow poderão processar informações fornecidas por usuários ou sistemas conectados, incluindo:

• prompts;
• textos;
• documentos;
• mensagens;
• e-mails;
• informações comerciais;
• registros de atendimento;
• dados relacionados a leads;
• dados relacionados a oportunidades comerciais;
• informações existentes em sistemas integrados;
• demais conteúdos necessários à execução das atividades configuradas.

Clientes e usuários devem evitar inserir Dados Pessoais Sensíveis, dados excessivos ou informações desnecessárias em sistemas de IA, salvo quando seu Tratamento for legítimo, necessário e devidamente protegido.

4.Finalidades do tratamento

A NovoFlow poderá tratar Dados Pessoais para:

4.1. Prestação dos serviços

Executar contratos, configurar sistemas, implantar agentes, automações e integrações e prestar suporte aos clientes.

4.2. Gerenciamento do relacionamento

Identificar usuários e representantes e administrar o relacionamento com clientes, potenciais clientes, parceiros e fornecedores.

4.3. Atendimento

Responder dúvidas, solicitações, contatos e pedidos de suporte.

4.4. Atividades comerciais

Administrar oportunidades comerciais, realizar reuniões, preparar diagnósticos, propostas, demonstrações e processos de contratação.

4.5. Funcionamento e segurança

Monitorar disponibilidade, integridade, estabilidade e segurança dos sistemas, prevenindo fraudes, abusos, acessos indevidos ou atividades potencialmente ilícitas.

4.6. Melhoria dos serviços

Analisar desempenho, utilização e funcionamento dos produtos e serviços buscando aprimorar sua qualidade e eficiência.

4.7. Inteligência artificial e automação

Processar informações necessárias à execução das funcionalidades contratadas, incluindo análise, classificação, geração, transformação, organização, pesquisa, recuperação, enriquecimento ou encaminhamento de informações.

4.8. Comunicações institucionais

Enviar comunicações administrativas ou operacionais relacionadas ao relacionamento existente com a NovoFlow.

4.9. Marketing

Mediante Base Legal apropriada, enviar conteúdos, materiais, informações sobre produtos, eventos, novidades e serviços da NovoFlow.

4.10. Cumprimento de obrigações legais

Cumprir obrigações legais e regulatórias e atender determinações de autoridades competentes.

4.11. Exercício regular de direitos

Preservar informações necessárias ao exercício ou defesa de direitos em procedimentos administrativos, arbitrais ou judiciais.

5.Bases legais

A NovoFlow poderá utilizar diferentes Bases Legais previstas na LGPD de acordo com cada operação.

A utilização do consentimento como Base Legal ocorrerá apenas quando juridicamente adequada.

Quando o Tratamento estiver baseado no consentimento, este poderá ser revogado pelo Titular nos termos da legislação.

6.Inteligência artificial e processamento automatizado

A NovoFlow desenvolve e utiliza soluções que podem incorporar modelos e sistemas de inteligência artificial.

Essas tecnologias poderão ser utilizadas para:

• organização e classificação de informações;
• análise de dados;
• geração e revisão de conteúdo;
• automação de tarefas;
• suporte à tomada de decisão;
• qualificação de informações;
• priorização de tarefas, leads ou oportunidades;
• geração de recomendações;
• pesquisa e recuperação de informações;
• atendimento;
• suporte operacional;
• execução de fluxos de trabalho.

6.1. Dados enviados a sistemas de inteligência artificial

A utilização de determinados modelos ou fornecedores de IA poderá exigir o processamento das informações necessárias para executar determinada solicitação.

A NovoFlow buscará configurar fornecedores, integrações e sistemas de forma compatível com a legislação aplicável e com os compromissos assumidos perante seus clientes.

6.2. Treinamento de modelos

A NovoFlow não utilizará Dados Pessoais tratados exclusivamente na qualidade de Operadora para treinar modelos próprios de inteligência artificial para finalidades independentes das instruções do respectivo cliente, salvo quando houver autorização, Base Legal e instrumento contratual apropriados.

6.3. Decisões automatizadas

Determinados sistemas poderão produzir classificações, recomendações, pontuações, priorizações ou outros resultados automatizados.

Quando forem aplicáveis as disposições da LGPD relacionadas a decisões tomadas unicamente com base em Tratamento automatizado que afetem interesses do Titular, serão observados os direitos legalmente previstos.

7.Compartilhamento de Dados Pessoais

A NovoFlow não vende Dados Pessoais como atividade econômica autônoma.

Poderemos, contudo, compartilhar Dados Pessoais quando necessário à execução das finalidades previstas nesta Política.

O compartilhamento poderá ocorrer com:

Fornecedores tecnológicos

Prestadores relacionados a:

• hospedagem;
• infraestrutura de nuvem;
• bancos de dados;
• armazenamento;
• inteligência artificial;
• autenticação;
• comunicação;
• envio de e-mails;
• analytics;
• segurança;
• observabilidade;
• processamento;
• automação;
• integrações.

Prestadores de serviços profissionais

Como escritórios de contabilidade, advocacia, consultorias, auditorias e demais fornecedores necessários à administração empresarial.

Plataformas integradas

Quando solicitado ou autorizado pelo cliente ou usuário, Dados Pessoais poderão ser enviados ou recebidos de sistemas integrados às soluções NovoFlow.

Autoridades públicas

Quando necessário ao cumprimento de obrigação legal, regulatória, decisão judicial ou requisição válida de autoridade competente.

Operações societárias

Dados poderão eventualmente ser compartilhados no contexto de fusão, aquisição, reorganização societária, incorporação, investimento, venda de ativos ou operação equivalente, observadas as salvaguardas legalmente cabíveis.

8.Transferência internacional de dados

Alguns fornecedores tecnológicos utilizados pela NovoFlow poderão possuir infraestrutura, servidores ou operações localizadas fora do Brasil.

Consequentemente, determinadas operações poderão envolver transferência internacional de Dados Pessoais.

Quando aplicável, a NovoFlow adotará mecanismos admitidos pela LGPD e pela regulamentação da ANPD para a realização dessas transferências.

Poderão ser utilizados, conforme aplicável:

• decisões de adequação;
• cláusulas-padrão contratuais;
• cláusulas contratuais específicas;
• normas corporativas globais;
• hipóteses legais específicas;
• outros mecanismos admitidos pela legislação.

9.Direitos dos Titulares

Nos termos da LGPD e conforme aplicável a cada situação, o Titular poderá solicitar:

• confirmação da existência de Tratamento;
• acesso aos Dados Pessoais;
• correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
• anonimização;
• bloqueio;
• eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com a legislação;
• portabilidade, observadas as regulamentações aplicáveis;
• informação sobre compartilhamentos;
• informação sobre a possibilidade de não fornecer consentimento e suas consequências;
• revogação do consentimento;
• eliminação dos Dados Pessoais tratados com base no consentimento, ressalvadas as hipóteses legais;
• oposição ao Tratamento nas hipóteses legalmente cabíveis;
• direitos relacionados a decisões automatizadas;
• peticionamento perante a Autoridade Nacional de Proteção de Dados.

O exercício desses direitos estará sujeito às condições, limitações e exceções previstas na legislação.

10.Exercício dos direitos e canal de privacidade

Solicitações relacionadas à proteção de Dados Pessoais poderão ser encaminhadas para:

privacidade@novoflow.com.br

Para proteger a segurança dos próprios Titulares, a NovoFlow poderá solicitar informações adicionais necessárias para verificar a identidade do solicitante antes de atender determinadas requisições.

Quando a NovoFlow estiver atuando exclusivamente como Operadora, determinadas solicitações deverão ser analisadas pelo cliente que atua como Controlador.

Nessas situações, a NovoFlow poderá direcionar a solicitação ao respectivo Controlador ou cooperar com ele para seu atendimento.

11.Retenção e eliminação

A NovoFlow manterá Dados Pessoais apenas pelo período necessário ao cumprimento das finalidades para as quais foram tratados ou enquanto existir Base Legal que justifique sua conservação.

Os períodos poderão considerar:

• duração da relação comercial ou contratual;
• natureza dos serviços;
• obrigações legais ou regulatórias;
• prazos prescricionais;
• exercício regular de direitos;
• prevenção de fraude;
• segurança da informação;
• requisitos contratuais;
• instruções do cliente quando a NovoFlow atuar como Operadora.

Quando o Tratamento deixar de ser necessário e não houver fundamento jurídico para sua conservação, os dados poderão ser eliminados ou anonimizados.

Backups e registros técnicos poderão obedecer a ciclos próprios de retenção e eliminação.

12.Segurança da informação

A NovoFlow busca aplicar medidas técnicas e administrativas apropriadas para proteger os Dados Pessoais contra:

• acesso não autorizado;
• perda;
• destruição;
• alteração;
• vazamento;
• divulgação;
• uso indevido;
• Tratamento acidental ou ilícito.

Dependendo do sistema e da natureza das informações, essas medidas poderão incluir:

• controles de acesso;
• autenticação;
• gerenciamento de identidades e permissões;
• segregação de ambientes;
• gerenciamento de credenciais;
• registros de atividades;
• criptografia;
• backups;
• monitoramento;
• gestão de vulnerabilidades;
• controle de fornecedores;
• procedimentos internos de segurança;
• mecanismos de resposta a incidentes.

Nenhum sistema informatizado pode ser considerado absolutamente imune a riscos. A NovoFlow, contudo, busca adotar práticas razoáveis e proporcionais à natureza das informações tratadas.

13.Incidentes de segurança

Caso seja identificado incidente envolvendo Dados Pessoais, a NovoFlow avaliará sua natureza, extensão, categorias de dados envolvidas, Titulares potencialmente afetados e riscos relacionados ao evento.

Quando a NovoFlow atuar como Controladora e o incidente estiver sujeito à obrigação legal de comunicação, serão adotadas as providências necessárias perante a ANPD e os Titulares afetados nos prazos e condições estabelecidos pela regulamentação aplicável.

Quando atuar como Operadora, a NovoFlow comunicará o respectivo Controlador conforme as obrigações legais e contratuais aplicáveis e cooperará na investigação e resposta ao incidente.

14.Cookies e tecnologias semelhantes

14.1. O que são cookies

Cookies são pequenos arquivos ou identificadores armazenados no navegador ou dispositivo do usuário, utilizados para permitir funcionalidades, lembrar preferências, analisar utilização ou auxiliar na mensuração de campanhas.

14.2. Categorias

A NovoFlow poderá utilizar:

Cookies estritamente necessários

Essenciais para funcionamento e segurança dos ambientes digitais.

Cookies funcionais

Utilizados para lembrar preferências ou habilitar determinadas funcionalidades.

Cookies analíticos

Utilizados para compreender como os ambientes são utilizados e aprimorar sua experiência e desempenho.

Cookies de publicidade e marketing

Podem ser utilizados para mensuração, atribuição e personalização de campanhas publicitárias, quando aplicável.

14.3. Gerenciamento

Quando exigido pela legislação, cookies não essenciais dependerão da escolha do usuário.

O usuário poderá gerenciar suas preferências por meio da ferramenta disponibilizada no site ou pelas configurações de seu navegador.

15.Comunicações e marketing

A NovoFlow poderá enviar comunicações relacionadas:

• à prestação dos serviços;
• à segurança;
• às contas e sistemas;
• a alterações contratuais;
• a produtos;
• a conteúdos;
• a eventos;
• a materiais educacionais;
• a novidades;
• a serviços da NovoFlow.

Comunicações necessárias à execução de um contrato ou relacionamento existente poderão ser realizadas independentemente de consentimento quando houver Base Legal aplicável.

O Titular poderá solicitar o cancelamento de comunicações promocionais utilizando o mecanismo disponibilizado na mensagem ou entrando em contato pelo e-mail:

privacidade@novoflow.com.br

16.Links e plataformas de terceiros

Nossos ambientes poderão conter links, integrações ou conexões com serviços administrados por terceiros.

Esses terceiros poderão possuir políticas próprias de privacidade e proteção de dados.

A NovoFlow recomenda que o usuário consulte os documentos aplicáveis antes de utilizar serviços externos.

17.Crianças e adolescentes

Os produtos e serviços empresariais da NovoFlow não são direcionados prioritariamente a crianças.

Caso determinado projeto envolva Dados Pessoais de crianças ou adolescentes, serão adotadas medidas adicionais compatíveis com a legislação aplicável e com seu melhor interesse.

Clientes que utilizem soluções NovoFlow para tratar Dados Pessoais de crianças ou adolescentes deverão informar previamente essa circunstância quando relevante à prestação do serviço e possuir fundamento jurídico adequado.

18.Responsabilidades dos clientes e usuários

Clientes e usuários das soluções NovoFlow deverão utilizar nossos sistemas de forma compatível com a legislação aplicável.

Quando o cliente atuar como Controlador, será de sua responsabilidade:

• possuir Base Legal adequada para o Tratamento;
• fornecer informações apropriadas aos Titulares;
• observar os princípios da finalidade, adequação e necessidade;
• configurar corretamente permissões e acessos;
• evitar o envio de dados desnecessários;
• estabelecer períodos apropriados de retenção;
• atender os direitos dos Titulares;
• informar à NovoFlow requisitos especiais de proteção aplicáveis aos dados tratados.

A contratação ou utilização das soluções NovoFlow não substitui as obrigações legais próprias de cada cliente.

19.Alterações desta Política

Esta Política poderá ser atualizada periodicamente em razão de:

• alterações nos produtos ou serviços;
• novas tecnologias;
• alterações legislativas ou regulatórias;
• novos fornecedores;
• mudanças em processos internos;
• evolução das práticas de segurança e privacidade.

A versão vigente ficará disponível nos canais oficiais da NovoFlow.

Quando houver alterações materialmente relevantes, poderão ser utilizados mecanismos adicionais para comunicação aos Titulares.

20.Contato e encarregado pelo tratamento de dados

Para exercer direitos ou esclarecer dúvidas relacionadas à privacidade e proteção de Dados Pessoais, o Titular poderá entrar em contato com:

NOVOFLOW MARKETING DIGITAL, AUTOMAÇÕES E AGENTES DE IA LIMITADA - ME

CNPJ: 38.251.420/0001-13

Endereço: Avenida Presidente Juscelino Kubitschek, nº 1327, 4º andar, Edifício International Plaza II, Conjunto 41, Vila Nova Conceição, São Paulo/SP, CEP 04543-011.

Canal de Privacidade:

privacidade@novoflow.com.br

Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais: a ser designado ou divulgado pela NovoFlow conforme os requisitos legais e regulatórios aplicáveis.

A NovoFlow manterá o endereço eletrônico acima como canal de comunicação relacionado à proteção de Dados Pessoais.

21.Disposições gerais

Esta Política será interpretada de acordo com a legislação brasileira.

Contratos ou instrumentos específicos de proteção de dados firmados entre a NovoFlow e seus clientes poderão complementar esta Política.

Quando a NovoFlow atuar como Operadora, o contrato de prestação de serviços, eventual Acordo de Tratamento de Dados Pessoais — DPA — e as instruções documentadas do Controlador também deverão ser considerados.

Nenhuma disposição desta Política deve ser interpretada de forma a restringir direitos assegurados aos Titulares pela legislação aplicável.

22.Identificação do Controlador

NOVOFLOW MARKETING DIGITAL, AUTOMAÇÕES E AGENTES DE IA LIMITADA - ME

CNPJ: 38.251.420/0001-13

Endereço: Avenida Presidente Juscelino Kubitschek, nº 1327, 4º andar, Edifício International Plaza II, Conjunto 41, Vila Nova Conceição, São Paulo/SP, CEP 04543-011.

Privacidade e proteção de dados:

privacidade@novoflow.com.br

Controle de revisão